Draaiboek bruiloft: waar past entertainment in je trouwdag?

Waarom een draaiboek voor entertainment nodig is

Een draaiboek voorkomt dat je act midden in een speech of tijdens de groepsfoto begint. Het geeft iedereen op de dag dezelfde tijden en afspraken.

Op een trouwdag lopen veel partijen door elkaar: de locatie, de catering, de fotograaf, de ceremoniemeester, de DJ of band en eventuele acts. Als die niet van elkaar weten wat er wanneer gebeurt, ontstaan er gaten of botsingen. Een draaiboek met tijden en contactpersonen lost dat op.

Je hoeft het niet zelf uit te voeren. De ceremoniemeester of de locatiemanager bewaakt het draaiboek op de dag zelf. Jouw taak is zorgen dat alle afspraken erin staan.

Voorbeeld-draaiboek van een trouwdag

Dit is een voorbeeld, geen standaard. De tijden zijn bedoeld om te laten zien hoe een dag in blokken is opgebouwd. Jouw dag kan eerder of later beginnen, korter of langer duren.

Het voorbeeld gaat uit van een dag met ceremonie, receptie, diner en avondfeest op één locatie. Bij een ceremonie op een andere plek komt er reistijd tussen.

Zet in je eigen versie bij elk blok ook wie er verantwoordelijk is en wie het startsein geeft. Een tijd zonder naam erbij wordt op de dag zelf vaak niemands taak.

• 13.00 Gasten komen aan, koffie en thee
• 13.30 Ceremonie
• 14.15 Felicitaties en toost
• 14.45 Receptie, bruidspaar op de foto (entertainment past hier)
• 16.15 Groepsfoto
• 16.45 Vrije tijd, kamers of rustmoment
• 18.00 Diner, voor- en hoofdgerecht
• 19.45 Speeches
• 20.15 Dessert (entertainment past hier)
• 20.45 Avondgasten komen aan
• 21.00 Openingsdans, start avondfeest (entertainment past hier)
• 00.30 Einde feest

Waar entertainment past in dit schema

Een handige regel: plan entertainment op de momenten waarop gasten moeten wachten of net klaar zijn met eten, niet op de momenten waarop ze stil moeten luisteren.

In dit voorbeeld zijn er drie natuurlijke momenten voor een act: de receptie, het dessert en het begin van het avondfeest. Op die momenten zijn gasten ontspannen en is er geen vast programma dat stilte vraagt.

Bij de receptie overbrugt een act de tijd waarin het bruidspaar bij de fotograaf is. Bij het dessert kan een zingende ijscoman het dessert zelf zijn of aanvullen. Bij het avondfeest is het een welkom voor de avondgasten. Luciano Gelati zingt live en loopt met zijn ijsbak of limoncello-kist tussen de gasten door, dus hij heeft op geen van deze momenten een podium nodig.

Vermijd de momenten waarop alle aandacht naar één punt moet: de ceremonie, de speeches en de openingsdans. Plan de act ervoor of erna en zet in het draaiboek wie het startsein geeft.

Checklist: afstemmen met de locatie

De locatie moet weten wanneer de act komt, waar hij zich kan voorbereiden en of er iets in het menu verandert. Stuur de locatie het draaiboek zodra de act geboekt is.

• Aankomsttijd van de act en waar hij kan parkeren en laden
• Een plek om zich voor te bereiden en spullen neer te zetten
• Binnen of buiten, en wat het plan is bij slecht weer
• Of het ijs het dessert vervangt of aanvult (menu en keukenplanning)
• Afspraken over geluid, ook al zingt Luciano akoestisch met eigen installatie
• Wie bij de locatie aanspreekpunt is op de dag zelf

Checklist: afstemmen met de fotograaf

Laat je fotograaf weten wanneer de act plaatsvindt, zodat die momenten niet vallen tijdens de pauze of de groepsfoto. Een act met kostuum, ijsbak en zang levert vaak spontane foto's op die je anders niet hebt.

• Tijdstip van de act in het draaiboek van de fotograaf
• Wil je een foto van het bruidspaar met Luciano of met een ijsje?
• Valt de act niet samen met de fotoshoot van het bruidspaar, of juist wel bewust?
• Lichtomstandigheden: binnen, buiten, avond

Checklist: afstemmen met de ceremoniemeester

De ceremoniemeester is degene die op de dag het draaiboek bewaakt. Hij of zij moet weten wat de act doet, wanneer die begint en wie het contact is.

Geef de ceremoniemeester ook door of er een verzoeknummer is afgesproken. Bij Luciano kan dat in overleg, bijvoorbeeld een bijzonder bruiloftslied. Dan weet de ceremoniemeester wanneer het bruidspaar erbij moet zijn.

• Begintijd en duur van de set
• Telefoonnummer van de act
• Verzoeknummer: welk lied en op welk moment
• Wie geeft het startsein en wie meldt een vertraging
• Aantal gasten en kinderen voor het aantal ijsjes of limoncello's

Wat je Luciano doorgeeft bij het boeken

Stuur bij je aanvraag via WhatsApp de datum, de locatie, het type evenement en de gewenste duur. Dan kan Luciano direct een prijs geven. Het tarief begint bij € 400 excl. btw voor 30 minuten, inclusief 50 ijsjes of 50 limoncello's.

Zodra je draaiboek bekend is, deel je het ook met Luciano. Dan weet hij hoe laat hij moet aankomen, op welk moment hij begint en wie zijn aanspreekpunt is. Hij neemt het ijs of de limoncello zelf mee en zorgt zelf voor koeling, dus daarvoor hoef je niets in het draaiboek te regelen. Mamma mia, één ding minder op je lijst.