Originele ideeën voor een bedrijfsfeest dat gasten onthouden

Wat gasten onthouden van een bedrijfsfeest

Gasten onthouden zelden het hele programma, maar wel één of twee momenten die eruit sprongen. Een origineel bedrijfsfeest draait dus niet om zoveel mogelijk onderdelen, maar om een paar goed gekozen momenten.

Die momenten hebben meestal iets gemeen: ze waren onverwacht, gasten deden zelf mee, of ze leverden een foto of verhaal op dat de volgende dag op de werkvloer werd gedeeld. Hieronder staan ideeën per categorie, voor zowel een personeelsfeest als een relatie-event.

Kies een thema en trek het door

Een thema werkt pas als het overal terugkomt: uitnodiging, aankleding, eten, muziek en entertainment. Een thema dat alleen op de uitnodiging staat, vergeten gasten snel.

Kies een thema dat bij je organisatie of het moment past, en dat gasten makkelijk kunnen oppakken. Een Italiaanse avond, een zomerfeest met buitenspelen of een winters thema bij de kerstborrel zijn voorbeelden die zonder verkleedverplichting werken.

• Italiaanse avond: pasta of antipasti, Italiaanse muziek, limoncello of gelato
• Zomerfeest: buiten, lange tafels, spellen, ijs
• Kerstborrel: warme drankjes, live muziek, een digestief
• Jubileum: terugblik met oude foto's van het bedrijf
• Thema rond je eigen product of dienst

Plan een verrassingsmoment

Een verrassingsmoment is iets wat gasten niet in het programma zagen staan. Het werkt het best als het kort is en op een rustig moment valt, zodat iedereen het meemaakt.

Denk aan een act die onaangekondigd tussen de gasten opduikt, een directeur die iets onverwachts doet, een spontane prijsuitreiking of een gerecht dat aan tafel wordt afgemaakt. Houd het verrassingsmoment geheim voor de gasten, maar niet voor de locatie en de ceremoniemeester.

Zorg voor interactie in plaats van publiek

Gasten onthouden beter wat ze zelf hebben gedaan dan waar ze naar hebben gekeken. Een programma waar mensen aan meedoen werkt daarom vaak beter dan een show op een podium.

Interactie hoeft niet groot te zijn. Een quiz over het bedrijf, een workshop in kleine groepen, een gezamenlijk lied of een act die tussen de mensen door loopt in plaats van op afstand staat: het verschil zit in de nabijheid.

• Quiz of pubquiz met vragen over collega's of het bedrijf
• Korte workshop in groepjes (koken, cocktails, iets maken)
• Meezingmoment met live muziek
• Rondlopende acts in plaats van een podium
• Teamopdracht met een kleine prijs

Bouw foto-momenten in

Een foto-moment zorgt dat je feest na afloop verder leeft in appgroepen, intranet en sociale media. Plan het bewust in, in plaats van te hopen dat het ontstaat.

Een photobooth, een mooi decor of een herkenbaar personage zijn eenvoudige manieren om dat te doen. Een act in kostuum met een opvallende ijsbak of limoncello-kist geeft gasten vanzelf een reden om hun telefoon te pakken. Zorg wel voor goed licht op de plek waar het gebeurt.

Een zingende ijscoman als een van de ideeën

Een zingende ijscoman combineert drie van de bovenstaande ideeën in één: verrassing, interactie en een foto-moment. Luciano Gelati loopt in wit kostuum met zijn ijsbak tussen de gasten door, zingt live Italiaanse aria's en meezingers zoals O Sole Mio en serveert ambachtelijke gelato.

Voor een avondfeest, een gala of een kerstborrel is er Luciano Limoncello: dezelfde act, maar met ijsgekoelde Luxardo-limoncello uit een handbeschilderde kist. Beide varianten werken binnen en buiten en hebben geen podium nodig. Een set duurt 30 minuten tot 4 uur en kost € 400 tot € 575 excl. btw, inclusief 50 ijsjes of limoncello's.

Het is één idee naast andere. Op een feest met een strak programma van speeches en een band kan een korte set als verrassing werken; op een lange zomerdag past een langere set beter. La dolce vita, ook op kantoor.

Personeelsfeest of relatie-event: het verschil

Bij een personeelsfeest staat ontspanning en saamhorigheid centraal, bij een relatie-event gastvrijheid en de indruk die je achterlaat. Dat verandert welke ideeën het best passen.

Op een personeelsfeest kan het losser: meezingen, een quiz over collega's, een thema waar mensen zich voor verkleden. Op een relatie-event wil je vooral dat gasten zich welkom voelen en met elkaar in gesprek komen. Dan werkt entertainment dat tussen de gesprekken door loopt beter dan iets wat alle aandacht opeist.

Wat je als HR- of eventmanager regelt

Naast het programma regel je als HR- of eventmanager vooral de zakelijke kant: wie factureert aan wie, met welk btw-bedrag en op welke tijden. Leg dat vooraf vast, dan hoef je achteraf niets uit te zoeken.

Bij Luciano Gelati gelden de tarieven exclusief 9% btw. Een set van 1 uur is € 425 excl. btw, € 463,25 incl. btw; een set van 3 uur € 525 excl. btw, € 572,25 incl. btw. Extra ijsjes (€ 1) en extra limoncello (€ 1,50) zijn excl. btw, reiskosten zijn € 0,30 per km.

• Factuurgegevens: bedrijfsnaam, adres, kostenplaats of PO-nummer
• Btw: begroot op bedragen excl. btw en controleer het btw-percentage op de factuur
• Tijden: aankomst, begin en einde van de set, afgestemd met de locatie
• Aantal gasten, voor het aantal ijsjes of limoncello's
• Contactpersoon op de dag zelf, met telefoonnummer
• Binnen of buiten, en het plan bij slecht weer