Hoeveel ijsjes per gast heb je nodig op een feest?

De vuistregel: één ijsje per gast

Reken bij een korte set op één ijsje per gast. Dat is eenvoudig te begroten en in de praktijk een veilige ondergrens om mee te beginnen.

Het is een vuistregel, geen formule. Er is geen getal dat voor elk feest klopt, omdat het afhangt van wie er komt, hoe laat het is en hoe warm het is. Zie de regel dus als startpunt voor je gesprek met Luciano, niet als eindantwoord.

Bij Luciano Gelati zitten in elk tarief 50 ijsjes, of je nu 30 minuten of 4 uur boekt. Heb je 50 gasten of minder, dan hoef je meestal niets bij te bestellen.

Waarom het altijd een inschatting blijft

Je weet vooraf nooit precies hoeveel gasten een ijsje nemen. Sommige gasten slaan het over omdat ze net hebben gegeten, anderen nemen er later op de avond nog een.

Daarom is het eerlijker om in een bandbreedte te denken dan in een exact aantal. Bij een volwassen gezelschap na het diner kan het aantal onder het aantal gasten blijven. Bij een zomers buitenfeest met veel kinderen kan het erboven uitkomen.

Luciano loopt met zijn ijsbak tussen de gasten door in plaats van te wachten tot ze bij een kraam komen. Daardoor bereikt hij ook gasten die zelf niet in een rij zouden gaan staan. Houd daar rekening mee: een rondlopende act kan meer mensen over de streep trekken.

Wat het aantal omhoog of omlaag duwt

Vijf dingen bepalen vooral hoeveel ijsjes je nodig hebt: weer, tijdstip, leeftijd, duur van de set en wat er verder te eten is. Loop ze even langs voordat je een aantal doorgeeft.

• Warm weer: meer ijsjes, gasten nemen eerder een tweede
• Kinderen: reken voor kinderen gerust op één per kind
• Net na het diner of bij een uitgebreid dessert: vaak minder
• Lange set: meer momenten om langs te komen, dus kans op meer ijsjes
• Koud of avond: overweeg limoncello in plaats van ijs

Korte set of lange set: maakt het uit?

Ja: hoe langer de set, hoe groter de kans dat gasten een tweede ijsje nemen. De vuistregel van één per gast is bedoeld voor een korte set van 30 minuten tot 1 uur.

Bij een set van 2 tot 4 uur komt Luciano vaker langs dezelfde groepen. Gasten die eerder nee zeiden, nemen er later alsnog een, en kinderen komen terug. Reken bij een lange set op een warme dag dus eerder iets boven het aantal gasten dan eronder. Hoeveel precies, kan niemand vooraf garanderen; daarom is het verstandig dit samen af te stemmen.

Let ook op het moment van de dag. Een set die direct na de lunch of het diner begint, levert vaak minder ijsjes op dan een set midden op een warme middag, ook als de duur hetzelfde is.

Rekenvoorbeelden met de echte prijzen

Bij Luciano Gelati zitten 50 ijsjes in de prijs en kost elk extra ijsje € 1 excl. btw. Met de vuistregel van één ijsje per gast zijn de extra kosten dus eenvoudig: het aantal gasten min 50, maal € 1.

De bedragen hieronder zijn alleen de extra ijsjes, excl. btw. Daarbij komt het tarief van de set (vanaf € 400 excl. btw) en reiskosten van € 0,30 per km.

• 40 gasten: 50 inbegrepen, extra € 0
• 75 gasten: 25 extra, € 25
• 120 gasten: 70 extra, € 70
• 200 gasten: 150 extra, € 150
• 300 gasten: 250 extra, € 250

Liever iets ruimer of iets krapper?

Bestel bij twijfel liever iets ruimer. Een extra ijsje kost € 1 excl. btw, en tien ijsjes extra zijn dus € 10. Dat is weinig vergeleken met gasten die net misgrijpen.

Krapper bestellen kan wel als je zeker weet dat een deel van de gasten geen ijs neemt, bijvoorbeeld bij een receptie direct na een uitgebreide lunch. Overleg dan met Luciano welk aantal hij zou meenemen.

Twijfel je over het aantal gasten zelf, bijvoorbeeld omdat nog niet iedereen heeft gereageerd? Geef dan een voorlopig aantal door en stem het later definitief af.

• Ruimer bestellen: bij warm weer, veel kinderen of een lange set
• Krapper bestellen: direct na een maaltijd of bij een kort moment
• Precies de vuistregel: bij een gemengd gezelschap en een set tot 1 uur

Limoncello in plaats van ijs: hoe reken je dan?

Bij Luciano Limoncello zitten ook 50 glaasjes in de prijs en kost een extra glaasje van 40 ml € 1,50 excl. btw. Het rekenen werkt hetzelfde, maar je doelgroep is anders.

Limoncello is alleen voor volwassenen. Op een feest met veel kinderen of gasten die geen alcohol drinken, is het aantal glaasjes dus lager dan het aantal gasten. Reken alleen met de gasten die waarschijnlijk meedoen.

Voorbeeld: 100 volwassen gasten op een avondfeest, waarvan je verwacht dat ongeveer 80 een glaasje nemen. Dan bestel je 30 extra: 30 x € 1,50 is € 45 excl. btw.

Bespreek het aantal met Luciano

Het beste advies: geef het aantal gasten, het type feest en het tijdstip door, en spreek samen af hoeveel ijsjes of limoncello's er mee moeten. Luciano neemt het ijs of de limoncello zelf mee en zorgt zelf voor koeling, dus het aantal moet vooraf vaststaan.

Stuur je aanvraag via WhatsApp naar 06 24 99 03 36 met datum, locatie, type evenement en gewenste duur. Vermeld er het verwachte aantal gasten en het aantal kinderen bij. Dan krijg je een prijs waarin de extra ijsjes al zijn meegenomen.