Een act boeken voor je evenement: de checklist

Datum, tijden en het moment in je programma

Begin met de datum en het moment waarop de act moet optreden: dat bepaalt of de artiest beschikbaar is en hoe lang je hem nodig hebt. Populaire data, zoals zaterdagen in de zomer en de weken voor kerst, zijn vaak het eerst vol.

Bedenk niet alleen hoe laat het feest begint, maar ook wanneer de act het meeste effect heeft. Bij een bruiloft is dat vaak de receptie of het dessert, bij een bedrijfsfeest het moment na de speeches, op een beurs juist de drukste uren.

• Datum en eventueel een reservedatum
• Begin- en eindtijd van je evenement
• Gewenste aanvangstijd en duur van de act
• Een of meerdere sets, en de pauzes ertussen

Locatie, ruimte en binnen of buiten

Geef de act het exacte adres en vertel hoe de ruimte eruitziet: waar de gasten staan, waar je de act wilt hebben en of het binnen of buiten is.

Een act die rondloopt heeft andere eisen dan een band op een podium. Luciano heeft geen podium nodig: hij loopt met zijn ijsbak of limoncellokist tussen de gasten door. Zorg dan voor ruimte om te lopen, zonder kabels, trappen of smalle doorgangen. Hij heeft een eigen geluidsinstallatie; vraag het hem als je wilt weten wat hij verder nodig heeft.

Vraag ook naar parkeren en laden en lossen, en geef door als de locatie lastig te vinden is.

Aantal gasten en wie je publiek is

Het aantal gasten bepaalt de schaal: hoeveel ijsjes, glaasjes of hapjes er nodig zijn en hoe lang de act moet duren om iedereen te bereiken.

Vertel ook wie je publiek is. Zijn er kinderen? Dan is limoncello geen optie voor hen, want alcohol is alleen voor 18 jaar en ouder. Is het een internationaal gezelschap? Luciano spreekt tijdens de act vooral Engels met een Italiaans accent, en spreekt Italiaans, Nederlands en Engels.

Budget: inclusief of exclusief btw, plus reiskosten

Vraag altijd of een prijs inclusief of exclusief btw is. Bedrijven rekenen meestal exclusief btw, particulieren betalen het bedrag inclusief btw.

Een voorbeeld met de tarieven van Luciano: een set van een uur kost € 425 excl. btw. Met 9 procent btw is dat € 463,25. Een set van 2 uur kost € 475 excl. btw, oftewel € 517,75 incl. btw.

Reken ook de reiskosten mee. Bij Luciano is dat € 0,30 per km; bij 120 km is dat € 36. Vraag bij elke act hoe de kilometers worden berekend, bijvoorbeeld enkele reis of heen en terug.

• Prijs incl. of excl. btw?
• Reiskosten: per km of vast bedrag, en hoe berekend?
• Extra kosten voor langere sets, extra porties of maatwerk?
• Wanneer en hoe wordt betaald?

Wat is er precies inbegrepen?

Vraag een overzicht van wat er in de prijs zit, zodat je op de dag zelf niet verrast wordt door extra kosten of ontbrekende spullen.

Bij Luciano zit er in elk pakket een set van de gekozen duur en 50 ijsjes of 50 limoncello's, ongeacht de duur. Een extra ijsje kost € 1, een extra limoncello € 1,50 per glaasje van 40 ml, beide excl. btw. Hij neemt het ijs of de limoncello zelf mee en zorgt zelf voor koeling en opslag. Voor langere boekingen of maatwerk maakt hij een offerte op maat.

• Duur van de set(s)
• Aantal porties, glaasjes of producten
• Geluid, licht en andere techniek
• Opbouw, afbouw en wat de act zelf meeneemt
• Wat jij of de locatie moet regelen

Afstemming met de locatie en contact op de dag zelf

Vraag de locatie vooraf wat er mag en wat niet: dat voorkomt verrassingen op de dag zelf. Denk aan tijden waarop leveranciers binnen mogen, geluidsregels, eigen drank en eigen eten.

Vooral bij limoncello is dat belangrijk: het is sterke drank. Op een locatie met drankvergunning beslist de locatie, en bij een openbaar evenement met alleen een tapontheffing van de gemeente mag er geen sterke drank geschonken worden.

Wijs voor de dag zelf een contactpersoon aan, niet de bruid of de directeur, maar iemand die bereikbaar is en het draaiboek kent. Geef de act diens telefoonnummer, en vraag hoe jij de act op de dag kunt bereiken.

Annuleren en slecht weer

Vraag altijd wat er gebeurt als je moet annuleren of als het weer tegenvalt, en leg de afspraken vast. Elke act heeft daar eigen voorwaarden voor.

Bij Luciano gaat dit in overleg. Zijn act kan binnen en buiten, en bij twijfelachtig weer maak je samen de beste keuze, bijvoorbeeld limoncello in plaats van ijs als het koud is. Vraag hem bij het boeken naar de afspraken voor annuleren en verplaatsen.

Welke vragen stel je Luciano via WhatsApp?

Je boekt Luciano via WhatsApp op 06 24 99 03 36; hij reageert persoonlijk. Stuur in je eerste bericht de vier basisgegevens mee: datum, locatie, type evenement en gewenste duur. Dan kan hij meteen zeggen of hij beschikbaar is.

Met de vragen hieronder heb je in een paar berichten alles helder. Liever mailen kan ook, via info@lucianogelati.nl.

• Ben je beschikbaar op [datum], van [tijd] tot [tijd]?
• Locatie: [plaats en naam locatie], binnen of buiten
• Type evenement en ongeveer [aantal] gasten
• Gewenste duur: 30 minuten, 1, 1,5, 2, 3 of 4 uur
• IJs of limoncello, of advies bij twijfelachtig weer?
• Wat zijn de reiskosten naar onze locatie?
• Kun je een verzoeknummer zingen, bijvoorbeeld [titel]?
• Wat heb je van ons of de locatie nodig?
• Hoe gaan we om met annuleren of slecht weer?