Organiseren · 5 min lezen
Buitenfeest in Nederland: zo plan je rond het weer (en het ijs)
Door Luciano Gelati · bijgewerkt op
In het kort
Een buitenfeest in Nederland plan je altijd met twee scenario's: een warme dag met schaduw en iets kouds, en een frisse of natte dag met een plan B binnen. Leg vooraf vast wie beslist en wanneer. Bij warm weer is ijs ideaal; op een koude dag of in de avond is ijsgekoelde limoncello vaak het slimmere alternatief.
Plan altijd voor twee soorten weer
Wie buiten feest viert in Nederland, plant voor zon en voor regen, ook in juli. Het weer kan binnen een paar dagen omslaan, en een betrouwbare verwachting heb je pas kort van tevoren.
Maak daarom twee varianten van je feest: een zonnige en een natte. Bedenk per variant waar gasten staan, waar het eten komt en waar de act speelt. Dan hoef je op de dag zelf alleen te kiezen, niet te improviseren.
Spreek een vast beslismoment af, bijvoorbeeld twee dagen van tevoren, en bepaal wie de knoop doorhakt. Laat leveranciers, de locatie en de act weten wanneer ze de definitieve keuze horen.
Schaduw is net zo belangrijk als regenbescherming
Op een warme dag zoeken gasten schaduw, dus zorg dat die er is waar het feest plaatsvindt. Een volle zon op een grasveld zonder bomen wordt na een uur zwaar, vooral voor ouderen en kleine kinderen.
Let op hoe de zon draait. Een plek die om 12.00 uur in de schaduw ligt, kan om 16.00 uur in de volle zon staan. Loop de locatie liefst een keer op hetzelfde tijdstip als je feest.
Schaduw geldt ook voor eten en drinken. Een buffet in de zon wordt snel onaantrekkelijk, en ijs smelt in de volle zon sneller dan gasten het kunnen opeten. Zet de plekken waar gasten iets halen dus bij voorkeur onder een tent of boom.
- Partytenten, schaduwdoeken of grote parasols
- Gratis water op meerdere plekken
- Zonnebrand bij de ingang
- Zitplekken in de schaduw voor ouderen
- Eten en ijs in de schaduw serveren
Regen en wind: denk aan de ondergrond
Bij regen wordt de ondergrond vaak een groter probleem dan de bui zelf. Een grasveld verandert na een natte ochtend snel in modder, en dan wil niemand meer lopen of dansen.
Kies een tent met zijwanden, zet hem goed vast en vraag de verhuurder bij welke windkracht de tent dicht of leeg moet. Losse parasols waaien bij wind snel om. Leg vlonders of tapijt waar gasten veel lopen, en houd kabels en elektra droog en uit de looproutes.
- Tent met zijwanden en goede verankering
- Vlonders of tapijt op de drukste looproutes
- Kabels en elektra droog en buiten de looproutes
- Paraplu's of poncho's bij de ingang
- Een paar droge doeken om stoelen af te nemen na een bui
Leg een plan B binnen vast
Een plan B werkt alleen als het vooraf geregeld is: een ruimte die die dag beschikbaar blijft, groot genoeg voor al je gasten.
Denk aan een schuur, een zaal, een grote overkapping of het restaurant van de locatie. Vraag of je de ruimte vast mag reserveren en wat het kost als je hem niet gebruikt. Zet in je draaiboek wat er binnen anders gaat: waar het buffet komt, waar mensen zitten, waar de act speelt.
Communiceer het plan B ook naar je gasten, zodat ze weten dat het feest doorgaat. Een berichtje als 'bij regen vieren we het in de schuur' voorkomt veel vragen.
IJs bij warm weer: wat moet je regelen?
Bij warmte is ijs het ideale traktatiemoment, en bij Luciano hoef je daar zelf niets voor te regelen. Hij neemt het ijs zelf mee en zorgt zelf voor koeling en opslag.
Wat jij wel doet: geef hem een plek in de schaduw en zorg dat hij kan rondlopen tussen de gasten. Luciano heeft geen podium nodig; hij loopt met zijn klassieke ijsbak door het publiek, zingt live en serveert ambachtelijke gelato. Zo ontstaat er geen vaste plek waar iedereen tegelijk naartoe moet.
In elk pakket zitten 50 ijsjes, ongeacht de duur van de set. Verwacht je meer gasten, dan kost een extra ijsje € 1 excl. btw. Bij 120 gasten die allemaal een ijsje nemen zijn dat 70 extra ijsjes, oftewel € 70 excl. btw.
Koud of avond? Dan is limoncello slimmer
Is het fris, regenachtig of al donker, dan is ijsgekoelde limoncello vaak een betere keuze dan ijs. Een glaasje na het eten of als toost werkt bij 10 graden beter dan een hoorntje.
Luciano Limoncello is dezelfde act: live opera en Italiaanse liederen tussen de gasten, maar met ijsgekoelde Luxardo-limoncello in glaasjes van 40 ml, uit een handbeschilderde kist met citroenen. Let op: limoncello is alleen voor gasten van 18 jaar en ouder. Is je feest voor alle leeftijden, houd daar dan rekening mee.
- Warm en overdag: ijs
- Fris, nat of na zonsondergang: limoncello
- Veel kinderen: ijs
- Diner of avondfeest voor volwassenen: limoncello
Twijfelweer: beslis samen
Bij twijfelachtig weer maak je in overleg met Luciano de beste keuze: binnen of buiten, ijs of limoncello. Zijn act kan allebei.
Neem hem mee in je beslismoment en laat weten wat je plan B is, zodat hij weet waar hij die dag naartoe moet. Annulerings- en weersafspraken stem je vooraf met hem af; vraag ernaar bij het boeken.
Veelgestelde vragen
Moet ik zelf een vriezer regelen voor het ijs?
Nee. Luciano neemt het ijs zelf mee en zorgt zelf voor koeling en opslag. Je hoeft alleen een plek te bieden, liefst in de schaduw, waar hij tussen de gasten kan rondlopen.
Kan Luciano ook binnen optreden als het regent?
Ja, zijn act kan binnen en buiten. Bij twijfelachtig weer maak je in overleg met hem de beste keuze. Zorg wel dat je plan B binnen vooraf geregeld is.
Wanneer kies je limoncello in plaats van ijs?
Bij fris of nat weer, in de avond of bij een diner voor volwassenen. Limoncello is alleen voor gasten van 18 jaar en ouder; bij veel kinderen of een warme middag is ijs de betere keuze.
Wanneer beslis je of een buitenfeest naar binnen gaat?
Spreek vooraf een vast beslismoment af, bijvoorbeeld twee dagen van tevoren, en bepaal wie de knoop doorhakt. Laat de locatie, leveranciers en de act weten wanneer ze de keuze horen.
Wat leg je vast in een plan B?
Welke ruimte je binnen gebruikt en of die die dag vrij blijft, wat het kost als je hem niet nodig hebt, waar buffet, zitplekken en act komen, wie beslist en wanneer, en hoe je gasten op de hoogte brengt.
Luciano op je feest?
Stuur je datum, locatie en het aantal gasten. Luciano reageert persoonlijk.
Vraag je datum aan